P&C Automotive - Codice di condotta

Premessa

Nessun documento sarà mai in grado di prevedere e trattare tutte le situazioni possibili; i nostri standard etici si basano sul rispetto dell'intenzionalità e del contenuto del Codice di condotta. Di base, si è tenuti a evitare qualsiasi azione che sia illegale o non etica, violi una policy della società, sia causa di un onere o una perdita finanziaria non autorizzata o che potrebbe danneggiare la reputazione dell'azienda nel mondo.

Ogni dipendente è tenuto a leggere e rispettare il presente Codice di condotta.

I responsabili aziendali sono responsabili anche della conformità al Codice del loro processo, per cui sono chiamati a rispettarne i requisiti in modo esemplare.

Il Presente documento si applica a tutte le società, dipendenti e parti terze che fanno capo alla società P&C Automotive Srl.

Chi deve rispettare il Codice di condotta

Ogni dipendente, ogni manager, ogni funzionario aziendale delle società, incluse le aziende europee.

Il rispetto del Codice di condotta è una delle condizioni del contratto di assunzione. La violazione del Codice di condotta può comportare azioni disciplinari contro il trasgressore.

Ci impegniamo inoltre a stringere relazioni con partner che svolgano la loro attività seguendo principi analoghi a quelli stabiliti nel presente Codice di condotta.

Salute, sicurezza, protezione e ambiente

Ci impegniamo a non nuocere alle persone e a salvaguardare l'ambiente.

Lavoriamo per garantire la sicurezza dei nostri dipendenti e fornitori concentrandoci sulla conformità e affrontando le situazioni che possono sfociare in comportamenti non sicuri.

Continuiamo a perseguire l'obiettivo Target Zero perché siamo certi di poter operare senza incidenti.

Nell'intento di conseguire questo obiettivo e raggiungere l'eccellenza in materia di salute, sicurezza, protezione e ambiente, ci concentreremo su persone, processi e tecnologie, dove le persone sono la prima e più visibile espressione di una leadership improntata alla sicurezza, i processi sono un sistema efficiente di gestione a livello globale e le tecnologie sono soluzioni tecniche, apparecchiature e progetti adeguati.

All'interno delle società tutti si devono impegnare a:

Proteggere e non nuocere alle persone
Salvaguardare l'ambiente
Rispettare tutte le leggi e le normative in materia di salute e sicurezza
Utilizzare l'energia e altre risorse in modo efficiente per la fornitura dei nostri prodotti

e servizi
Rispettare i nostri concittadini e contribuire alla vita delle comunità in cui operiamo
Gestire le tematiche di salute, sicurezza e sostenibilità come qualsiasi altra attività

aziendale critica

Sicurezza dei prodotti e conformità

È di fondamentale importanza che tutti i prodotti da noi forniti siano sicuri.

Tutti i prodotti devono essere conformi alle leggi del Paese in cui vengono venduti e agli obblighi contrattuali che abbiamo concordato con i nostri fornitori. Questa prassi ci consente di adempiere ai nostri obblighi legali e preserva la nostra reputazione come fornitori di prodotti di alta qualità.

Persone

Rispetto

Diamo importanza all'impegno profuso dai nostri dipendenti.

Ci impegniamo a rispettarne i diritti e a trattare ognuno di essi con dignità e considerazione.

I nostri regolamenti interni in materia di occupazione sono mirati ad attrarre, trattenere, motivare e formare il nostro personale e a rispettarne i diritti.

Ci impegniamo a offrire opportunità di formazione e crescita personale e professionale affinché i dipendenti acquisiscano le competenze necessarie a svolgere i ruoli loro assegnati e perché possano crescere professionalmente e lavorare con soddisfazione.

Ci impegniamo a non ricorrere al lavoro minorile.

Riconosciamo la libertà di associazione permettendo ai nostri dipendenti di costituire ed entrare a far parte di organizzazioni di loro scelta senza la nostra autorizzazione, e riconosciamo la contrattazione collettiva laddove è prevista dalle leggi locali.

Diversità e integrazione

Le nostre società mirano ad acquisire le competenze necessarie per realizzare la propria strategia. Ciò significa che vogliamo assumere gli individui migliori, trattenere i talenti, incrementare l'innovazione e stimolare la diversità di opinioni e prospettive diverse.

Accogliendo la diversità saremo in grado di comprendere meglio i nostri clienti e di trovare soluzioni personalizzate per soddisfare le loro esigenze.

Ci impegniamo a garantire che i dipendenti attuali e futuri vengano trattati equamente e con rispetto, in un ambiente in cui non ci sia spazio per alcuna forma di discriminazione.

Ci impegniamo affinché:

Tutte le policy, le prassi e le procedure connesse al personale, inclusi assunzione, promozione, incentivazione, condizioni di lavoro e gestione delle prestazioni, vengano applicate in modo imparziale, equo e obiettivo
Tutti i dipendenti devono avere pari opportunità e devono avere la possibilità di crescere e realizzare appieno le loro potenzialità
Il rispetto deve essere un diritto e, a tale scopo, instaureremo un clima di fiducia basato su onestà e trasparenza

Non verrà tollerata alcuna forma di discriminazione sulla base di età, disabilità, stato civile e matrimonio, gravidanza, razza, etnia, nazionalità, colore, religione o credo, sesso o cambiamento di sesso, orientamento sessuale e livello di istruzione o qualsiasi altro stato previsto dalle leggi o normative locali vigenti.

Non saranno tollerati atti di mobbing o molestie sul lavoro da parte di singoli o gruppi.

Tutela della privacy

Ci impegniamo a rispettare la privacy dei nostri dipendenti e la riservatezza dei loro dati personali. Conserviamo e utilizziamo soltanto i dati personali che sono necessari per gestire la loro posizione di dipendenti e per l'attività aziendale, o che sono richiesti per legge.

Tutte le nostre policy impongono ai dipendenti di rispettare la privacy dei colleghi e di seguire le linee guida su come trattare le informazioni a cui hanno accesso.

Le relazioni con i terzi

Doni e ospitalità

L'elargizione e l'accettazione di omaggi e ospitalità possono essere strumenti legittimi per stringere relazioni commerciali con i nostri partner. Tuttavia, non devono mai influenzare, né dare l'impressione d'influenzare, l'imparzialità dei nostri dipendenti o partner. Le decisioni devono essere prese con onestà e integrità, sulla base di fattori come la qualità, il valore e il servizio.

È consentito accettare ed elargire omaggi e ospitalità a un partner aziendale entro i limiti seguenti:

un valore di 100€ per ogni singolo dono
un valore di 250€ per ogni atto di ospitalità
un valore totale non superiore a 1.000€ per anno fiscale.

Se vi vengono offerte regalie di valore superiore, siete tenuti a rifiutarle oppure a ottenere l'autorizzazione del responsabile gerarchico. In caso di dubbi, è necessario il nullaosta del proprio responsabile.

Non si devono mai accettare somme in denaro.

Se, in qualche modo, le offerte di doni od ospitalità sembrino sottintendere una richiesta di favori, essi non possono essere accettati. Se non è appropriato declinare un dono in offerta, è possibile accettarlo previa approvazione del proprio responsabile e successivamente donarlo in beneficenza.

Se si desidera elargire omaggi od ospitalità per un valore superiore (inclusi gli incentivi di marketing ai nostri clienti) è necessario richiedere l'autorizzazione al proprio team dirigenziale.

Non è consentito elargire omaggi od ospitalità a funzionari governativi.

Conflitti di interesse

Il ruolo di dipendente della società implica che gli interessi dell'azienda vengano sempre per primi.

Il conflitto di interesse può verificarsi se le attività personali, sociali, finanziarie o politiche di un dipendente interferiscono o potrebbero interferire con la sua lealtà verso la società.

Il conflitto di interesse va evitato in tutte le sue forme, salvo i casi esplicitamente autorizzati, verbalizzati e gestiti dal proprio responsabile.

Ogni dipendente è tenuto a segnalare con tempestività e completezza alla direzione aziendale ogni operazione svolta con parti terze correlate, qualora le stesse siano rilevanti e non siano state concluse a normali condizioni di mercato.

Leggi sulla concorrenza

Ci impegniamo a competere con lealtà e impegno ovunque operiamo.

Perseguiamo questo obiettivo sempre nel rispetto delle leggi sulla concorrenza vigenti nelle varie aree geografiche che, nonostante possano variare da mercato a mercato, perseguono sempre l'obiettivo di impedire accordi volti a ridurre la concorrenza leale.

Il nostro impegno deve sempre rispettare quattro regole fondamentali:

I nostri prezzi devono essere fissati autonomamente e il prezzo di rivendita ai nostri clienti non deve essere concordato con i fornitori
I prezzi non devono essere concordati con i nostri concorrenti. Non è consentito stipulare accordi con i concorrenti, sia direttamente che tramite terzi, al fine di stabilire i prezzi
Il mercato non deve essere manipolato. Non è consentita la spartizione dei clienti con i concorrenti né è consentito concordare con questi ultimi una limitazione dei clienti a cui venderemo o a cui presenteremo offerte
le informazioni commercialmente sensibili non devono essere rivelate ai concorrenti Controlli sulle esportazioni

Tutti i dipendenti coinvolti nel lancio, nella vendita e nella distribuzione di un prodotto in un mercato estero hanno l'obbligo di rispettare le normative in materia di controllo delle esportazioni.

Il mancato rispetto di normative in materia di controllo delle esportazioni può avere gravi ripercussioni, sia per l'organizzazione che per i singoli individui. Le sanzioni vanno da multe di valore significativo fino alla revoca dei privilegi di esportazione e, in casi estremi, fino alla detenzione.

Fornitori

Ci impegniamo ad acquistare prodotti e servizi da organizzazioni che rispettano o sono disposte a rispettare i principi etici della società. In particolare, non intendiamo collaborare con le organizzazioni che sfruttano il lavoro minorile o quello forzato, che discriminano sulla base di sesso, etnia o nazionalità, religione, orientamento sessuale, stato civile, età o disabilità, o che non riconoscono la libertà di associazione o la contrattazione collettiva.

Tutela della privacy

Ci impegniamo a rispettare la privacy dei nostri clienti, fornitori e altre terze parti così come a rispettare le leggi locali in materia e i regolamenti che abbiamo definito.

Conformità legale

Ci impegniamo a rispettare le leggi e le norme in vigore nell'area in cui operiamo.

Le aziende attive a livello locale hanno obblighi legali, quali le imposte, che il team dirigenziale deve rispettare senza eccezioni.

Corruzione

Non verrà tollerata alcuna forma di corruzione e ci impegniamo fin d’ora a garantire il rispetto delle leggi e delle normative anti-corruzione vigenti nei Paesi in cui operiamo.

Ci impegniamo a svolgere le nostre attività e a condurre gli affari in modo da non essere coinvolti o facilitare alcun tipo di corruzione.

I dipendenti non devono esercitare alcuna forma di corruzione, sia diretta che attraverso terzi (ad esempio, agenti o distributori).

In particolare, i dipendenti non devono corrompere alcun funzionario pubblico straniero, in nessuna parte del mondo.

Rispettiamo tutte le leggi e le norme applicabili che vietano la corruzione nei mercati in cui operiamo e ci accertiamo che i nostri partner facciano lo stesso
Per svolgere le nostre attività non intendiamo effettuare pagamenti incentivanti né versare "tangenti" a funzionari pubblici
Non intendiamo utilizzare i nostri partner come canali per effettuare pagamenti illeciti

Governance aziendale

Integrità finanziaria e frodi

È di fondamentale importanza che tutti i documenti aziendali (sia per uso interno che esterno) siano veritieri, accurati e completi. I documenti aziendali non devono essere in alcun modo falsificati, contenere inesattezze o essere fuorvianti a seguito di omissioni.

Furti e frodi sono inaccettabili. Il termine frode si riferisce all'utilizzo improprio delle risorse aziendali con l'inganno e a scopo di guadagno personale o a discapito dell’azienda. In particolare, le spese devono sempre essere esplicitamente autorizzate dal responsabile e non è consentito autorizzare operazioni che vadano a proprio vantaggio.

Autorizzazione

Tutte le spese e i contratti a nome della società devono essere debitamente autorizzati.

Donazioni politiche

Non elargiamo donazioni in contanti né in natura a sostegno di partiti o candidati politici.

Proprietà intellettuale e marchio

La proprietà intellettuale include marchi, diritti d'autore e brevetti. Dobbiamo proteggere le nostre proprietà intellettuali e non violare i diritti di proprietà intellettuale di altri.

Sistemi informativi e sicurezza informatica

Ci impegniamo a promuovere attivamente e rafforzare la protezione delle informazioni al fine di garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità di tutte le informazioni, i sistemi e i servizi aziendali a sostegno della strategia della società.

Verranno adottate tutte le misure necessarie a garantire il rispetto delle norme e delle disposizioni di legge, ma necessitiamo dell'aiuto di tutti i nostri dipendenti tramite segnalazione ai responsabili delle violazioni effettive o presunte della sicurezza delle informazioni, dell'uso non etico o illegale dei nostri sistemi e delle attività fraudolente affinché sia possibile svolgere le indagini del caso.

I sistemi informativi non devono essere utilizzati per scopi illegali o fraudolenti né per accedere o divulgare materiale diffamatorio, offensivo, razzista, sessista, pornografico o di qualsiasi altra natura offensiva.

Non è consentito utilizzare siti esterni non sicuri per la condivisione di file (come ad esempio Google Drive) o account di posta elettronica personali per l'invio di informazioni riservate o sensibili (incluse tutte quelle che possono contenere dati personali di colleghi, clienti e fornitori).

È consentito un uso personale responsabile e limitato a condizione che:

non interferisca con l'esercizio dei vostri doveri o le mansioni di altri utenti
non acquisisca priorità sulle responsabilità professionali
non generi costi e responsabilità legali per la società
non abbia alcun impatto negativo sulla società
sia legale e conforme alle nostre policy sull'utilizzo dei sistemi informativi

Infine,

L’azienda attua una politica per la segnalazione di condotte illecite simile a quella prevista dall’attuale normativa e denominata whistleblowing.

Con tale definizione, letteralmente “soffiare nel fischietto”, ci si riferisce all’istituto giuridico di matrice anglosassone che indica la possibilità da parte del dipendente di denunciare eventuali condotte illecite o di abuso di cui sia venuto a conoscenza in ragione del suo stesso rapporto di lavoro. In altri termini, il dipendente si fa arbitro della trasparenza e del buon andamento.

Spesso è solo grazie all’attività di chi denuncia illeciti che risulta possibile prevenire pericoli, come quelli legati alla salute o alle truffe, e informare così i potenziali soggetti a rischio prima che si verifichi il danno effettivo.

Se siete a conoscenza di casi che vi preoccupano, segnalateli al vostro responsabile. Se, per una qualsiasi ragione, non vi sentite in grado di segnalare il problema al vostro responsabile, rivolgetevi al responsabile delle risorse umane o a un responsabile di un processo aziendale che ritenete possa essere in grado di ascoltarvi e offrirvi aiuto o, infine, inviate una segnalazione all’indirizzo di posta elettronica whistle@p- cautomotive.com, di cui si assicura la totale riservatezza.

Tali informazioni saranno utilizzate con il massimo riservo e discrezione, garantendo l’anonimato delle persone e l’eventuale difesa legale laddove fosse necessario.